Инструкция по организации и проведению закупок товаров, работ и услуг в ао «банк развития казахстана»



Скачать 420,91 Kb.
страница1/3
Дата17.10.2016
Размер420,91 Kb.
ТипИнструкция
  1   2   3
Утверждена

решением Правления

АО «Банк Развития Казахстана»

от «09» декабря 2014 г.

(протокол № 63/14)

ИНСТРУКЦИЯ ПО организации и проведению ЗАКУПоК

ТОВАРОВ, РАБОТ И УСЛУГ

в АО «БАНК РАЗВИТИЯ КАЗАХСТАНА»

Настоящая Инструкция по организации и проведению закупок товаров, работ и услуг АО «Банк Развития Казахстана» (далее – Инструкция) разработана в целях детализации применения норм Правил осуществления закупок товаров, работ и услуг акционерным обществом «Банк Развития Казахстана», утвержденных решением Совета директоров АО «Банк Развития Казахстана» от 06 декабря 2013 года (далее – Правила), в целях координации и упорядочения процесса закупок товаров, работ и услуг в АО «Банк Развития Казахстана» (далее - Банк).

Банк как субъект финансового мониторинга в соответствии с требованиями Закона Республики Казахстан от 28 августа 2009 года «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных незаконным путем, и финансированию терроризма» (далее – Закон), при проведении процедур закупок товаров, работ и услуг на сумму свыше 2 000 000 тенге, Банк запрашивает у потенциальных поставщиков все необходимые документы на предмет соответствия потенциальных поставщиков требованиям Закона. В случае выявления несоответствия потенциального поставщика требованиям Закона, Банк вправе отказаться от заключения с ним договора о закупке (при признании его победителем в закупке) либо на любой стадии расторгнуть с ним договор (при заключенном договоре).

Структурные подразделения Банка обязаны принимать все необходимые меры, в том числе по предоставлению в подразделение, ответственное за организацию и проведение закупок (далее-подразделение закупок) и Службу комплаенс Банка документов, в целях исполнения Банком требований Закона. Взаимодействие со Службой комплаенс Банка по вопросам соответствия требованиям Закона в процессе закупок осуществляет подразделение закупок. Подразделение закупок осуществляет передачу данных о потенциальных поставщиках (участниках закупок) в Службу комплаенс, которая в течение 2 (двух) рабочих дней с момента поступления информации осуществляет мероприятия по проверке потенциальных поставщиков требованиям Закона, и при возникновении вопросов представляет свое заключение. По истечении 2 (двух) дней и при отсутствии соответствующего заключения вопрос считается согласованным со стороны Службы комплаенс.




  1. Общие положения




  1. Вопросы, не урегулированные настоящей Инструкцией, регулируются в порядке, установленном Правилами. При наличии противоречий межу Инструкцией и Правилами, приоритет имеют нормы Правил.

  2. Требования Инструкции обязательны для исполнения всеми структурными подразделениями и работниками Банка.

  3. Подразделение закупок – структурное подразделение Банка, ответственное за выполнение процедур организации и проведения закупок.

  4. Документы по проводимым/проведенным закупкам (за исключением договоров, приказов) хранятся в подразделении закупок. При этом сроки хранения документов определяются нормами, регламентирующими порядок ведения делопроизводства и (или) номенклатурой дел Банка.




  1. Термины и определения




  1. В Инструкции применяются термины и определения, предусмотренные Правилами.
  1. Ответственность и полномочия





  1. Подразделения/работники Банка, инициирующие закупки (далее – инициаторы закупок), несут ответственность за их финансово-экономическую целесообразность, за выполнение требований Инструкции и Правил.

  2. При представлении соответствующих документов в подразделение закупок для осуществления процедур по организации и проведению закупок, инициаторы закупок ответственны за своевременность подачи документов, за их достоверность и полноту, за соответствие расходов на закупаемые товары, работы, услуги расходам, предусмотренным бюджетом Банка (далее – Бюджет) по курируемым статьям.

  3. Подразделение закупок ответственно за организацию и осуществление закупок товаров, работ и услуг, проводимых в соответствии с законодательством Республики Казахстан и Правилами.

  4. Подразделение закупок несет ответственность за соответствие содержание тендерной и иной документации, приложений к ней и приказов о проведении закупок законодательству Республики Казахстан, Правилам и настоящей Инструкции в пределах своей компетенции.

Инициаторы закупок несут ответственность за правильное и точное изложение технической спецификации закупаемых товаров, работ и услуг.

  1. Разработка и утверждение Плана закупок Банка





  1. Решение об осуществлении закупок принимается на основании потребности Банка в товарах, работах и услугах согласно плану закупок Банка (далее - План закупок).

  2. План закупок на предстоящий год формируется на основании Бюджета в соответствии с требованиями Правил и утверждается Председателем Правления Банка или иным уполномоченным им лицом в течение 20 (двадцати) рабочих дней со дня утверждения Бюджета.

План долгосрочных закупок формируется на основании плана развития Банка, утверждается решением Правления Банка в течение 30 (тридцати) рабочих дней с момента утверждения плана развития, и должен соответствовать требованиям Правил.

  1. Подразделение Банка, ответственное за процедуру планирования Бюджета (далее – подразделение планирования) не позднее 3 (трех) рабочих дней со дня утверждения Бюджета/плана развития Банка, направляет инициаторам закупок выписку из Бюджета/план развития по курируемым статьям.

  2. Для формирования Плана закупок инициаторы закупок готовят и формируют заявку на формирование плана закупок на предстоящий финансовый год по форме, согласно Приложению 1 к Инструкции (далее – заявка).

  3. Инициаторы закупок обязаны осуществлять постоянный анализ и мониторинг цен по не закупленным товарам, работам и услугам, в случае изменения таких цен, ежеквартально направлять информацию в подразделение закупок и подразделение планирования, с целью внесения изменений и дополнений в Бюджет/План закупок на соответствующий год.

  4. Подписанные инициаторами закупок заявки на соответствующий финансовый год в срок не позднее 5 (пяти) рабочих дней со дня получения выписки из Бюджета/плана развития представляются в подразделение закупок.

  5. Подразделение закупок, при условии своевременного предоставления заявок инициаторами закупок и соответствия их требованиям пункта 13 Инструкции, в течение срока, указанного в пункте 11 Инструкции, разрабатывает План закупок, согласовывает его с подразделением планирования на предмет соответствия сумм расходов плана закупок – расходам, утвержденным в бюджете, инициаторами закупок и представляет на утверждение Председателю Правления Банка либо уполномоченному им лицу.

  6. Подразделение закупок в течение 5 (пяти) рабочих дней со дня утверждения Плана закупок размещает его на официальном веб-сайте Банка и на веб-портале государственных закупок.

  7. Изменения и дополнения в План закупок вносятся решением Председателя Правления Банка или иным уполномоченным им лицом в случаях:

- внесения изменений, дополнений в план развития и (или) Бюджет;

- выявленного в результате исследований уменьшения цен товаров, запланированных к закупу;

- необходимости изменения характеристик, количества, сроков, условий оплаты, места поставки, а также дополнения и(или) исключения товаров, работ, услуг в рамках утвержденного Бюджета (такие изменения допускаются на основании служебного письма инициатора закупки, согласованного подразделением планирования и руководителем, курирующим инициатора закупки, содержащего четкое обоснование необходимости таких изменений).

Решение об отказе от закупки принимается в порядке, предусмотренном пунктом 14 Правил. В данном случае, в адрес подразделения закупок инициатором закупки направляется служебное письмо, согласованное курирующим руководителем, с целью исключения соответствующей статьи из Плана закупок.



  1. Изменения и дополнения в План закупок вносятся на основании поступившей в подразделение закупок заявки инициатора закупок, при необходимости с приложением оригинала выписки из протокола Бюджетной комиссии Банка, решений Совета директоров, Правления Банка, поручений Председателя либо членов Правления Банка.

  2. Подразделение закупок в течение 5 (пяти) рабочих дней со дня принятия решения о внесении изменений и (или) дополнений в План закупок обязано разместить на веб-сайте Банка и на веб-портале государственных закупок, уточненный План закупок с отражением в нем соответствующих изменений и(или) дополнений и(или) информацию о внесенных изменениях и дополнениях в план закупок.

  3. Приобретение товаров, работ, услуг, не предусмотренных утвержденным Планом закупок, не допускается, если только они не входят в перечень исключений, определенных в понятии «закупки» Правил.

  4. Банк вправе осуществить процедуры закупок, касающиеся выбора поставщика товаров, работ, услуг, до утверждения Бюджета и Плана закупок по перечню, утвержденному Правлением Банка. В данном случае условием заключения договора о закупках является утверждение Бюджета и Плана закупок по товарам, работам, услугам, в отношении которых были осуществлены процедуры закупок, касающиеся выбора поставщика.

  5. Процедуры закупок товаров, работ и услуг должны осуществляться в сроки, определенные Планом закупок.




  1. Способы закупок




  1. Способ закупок выбирается инициатором закупок самостоятельно, с соблюдением условий, предусмотренных Правилами, и согласованием подразделением закупок.



  1. Организация и проведение закупок товаров, работ и услуг способом тендера




  1. Организация и проведение закупок, осуществляемых способом тендера, предусматривает выполнение следующих последовательных мероприятий:

  1. предоставление инициатором закупок в подразделение закупок документов, предусмотренных пунктом 27 Инструкции для формирования тендерной документации;

  2. разработка, формирование, согласование тендерной документации и приказа о проведении закупок способом тендера;

  3. принятие решения о проведении закупок товаров, работ, услуг способом открытого тендера, утверждение состава тендерной комиссии, при необходимости экспертной комиссии (эксперта), назначение секретаря тендерной комиссии, утверждение тендерной документации;

  4. размещение подразделением закупок объявления о проведении закупок способом открытого тендера на веб-сайте Банка и на веб-портале государственных закупок;

  5. размещение подразделением закупок тендерной документации на веб-сайте Банка и предоставление потенциальным поставщикам тендерной документации;

  6. приём и регистрация секретарём тендерной комиссии заявок потенциальных поставщиков на участие в открытом тендере;

  7. проведение заседания тендерной комиссии по вскрытию конвертов с заявками потенциальных поставщиков на участие в открытом тендере, оформление протокола вскрытия конвертов с заявками потенциальных поставщиков на участие в открытом тендере, рассмотрение тендерной комиссией заявок потенциальных поставщиков на участие в открытом тендере;

  8. подведение тендерной комиссией итогов открытого тендера, оформление протокола об итогах открытого тендера;

  9. размещение подразделением закупок протокола об итогах открытого тендера на веб-сайте Банка, а также размещение информации об итогах закупки на веб-портале государственных закупок;

  10. заключение инициатором закупок договора о закупках с победителем открытого тендера.

  1. Решение о проведении закупок товаров, работ, услуг способом тендера, утверждении состава тендерной комиссии, при необходимости экспертной комиссии (эксперта), назначении секретаря тендерной комиссии, утверждении тендерной документации оформляется в виде приказа Председателя Правления Банка или уполномоченного им лица.

  2. Подразделение закупок осуществляет разработку проекта приказа, предусмотренного пунктом 26 Инструкции, в порядке и сроки, определенные пунктом 32 Инструкции, на основании надлежаще оформленных документов, направленных инициатором закупок.

В служебном письме инициатор закупок предоставляет следующие документы:

  1. предлагаемый состав тендерной комиссии (при необходимости эксперта/руководителя и членов экспертной комиссии);

  2. перечень закупаемых товаров, работ, услуг, составленный по форме Приложения 2 к Инструкции;

  3. техническую спецификацию, составленную по форме Приложения 3 к Инструкции;

  4. проект договора, согласованный предварительно с подразделением закупок, Юридическим департаментом, а также подразделением Банка, ответственным за вопросы бухгалтерского учета (далее – подразделение учета), оформленный в соответствии с требованиями Правил подготовки, заключения, мониторинга и исполнения договоров в АО «Банк Развития Казахстана», утвержденных решением Правления Банка от 12 октября 2011 года № 145 (далее-правила заключения договоров).

  1. В состав тендерной комиссии входят председатель, заместитель председателя и члены тендерной комиссии. Состав тендерной комиссии должен быть не менее 3 (трех) человек. Председателем тендерной комиссии может выступать Член Правления, курирующий инициатора закупок, либо в его отсутствие лицо, его замещающее.

В случае, если инициатора закупок курирует Председатель Правления либо инициатор закупок подотчетен Совету директоров Банка, то председателем тендерной комиссии назначается один из Заместителей Председателя Правления по согласованию с Председателем Правления.

Председатель тендерной комиссии обязан планировать работу и руководить деятельностью тендерной комиссии, председательствовать на заседаниях тендерной комиссии, осуществлять иные функции, предусмотренные Правилами и Инструкцией.

Во время отсутствия председателя тендерной комиссии его функции выполняет заместитель председателя тендерной комиссии.

Заместителем председателя тендерной комиссии должен выступать руководитель инициатора закупок либо его заместитель.

В качестве членов тендерной комиссии в состав тендерной комиссии включаются сотрудники структурных подразделений Банка по согласованию.

Инициатор закупок согласовывает вопрос о включении в тендерную комиссию непосредственно с руководителями структурных подразделений, представляющих кандидатуры сотрудников для включения в состав комиссии, далее информация о составе тендерной комиссии направляется инициатором закупок в подразделение закупок, в порядке, предусмотренном пунктом 27 Инструкции.

В случае возникновения сложных правовых вопросов в процессе тендера и рассмотрения документов, по которым требуется юридическое заключение, члены тендерной комиссии через секретаря тендерной комиссии могут обратиться в Юридический департамент с изложением сути вопроса служебным письмом по системе электронного документооборота. Юридический департамент представляет заключение в течение 3 (трех) рабочих дней.

Тендерная комиссия вправе обратиться в Службу безопасности Банка с целью предоставления информации в рамках проверки участников закупок на предмет аффилированности. Служба безопасности предоставляет такую информацию не позднее 2 (двух) рабочих дней со дня получения запроса.

Тендерная комиссия действует в сроки, установленные Правилами.


  1. В случае отсутствия в Банке специалистов соответствующего профиля для определения соответствия, предлагаемых потенциальными поставщиками товаров, работ, услуг требованиям тендерной документации, Банк вправе привлекать в качестве экспертов государственных служащих на безвозмездной основе, а иных экспертов, как на платной, так и на безвозмездной основе по договоренности сторон.

Организация процедур по привлечению эксперта на платной основе осуществляется Подразделением закупок в соответствии с Правилами.

Выбор эксперта на безвозмездной основе осуществляется инициатором закупок самостоятельно.

  1. Организационная деятельность тендерной комиссии обеспечивается секретарем тендерной комиссии.

Секретарь тендерной комиссии, осуществляет функции согласно пункту 30 Правил.

  1. В период работы тендерной комиссии не допускается вмешательство должностных лиц в деятельность тендерной комиссии, и ее секретаря. Председатель, заместитель председателя и члены тендерной комиссии независимы в принятии решений от вышестоящих должностных лиц Банка, и действуют исключительно в соответствии с требованиями Правил.

  2. Подразделение закупок в течение 3 (трех) рабочих дней рассматривает представленные инициатором закупок документы и в случае наличия замечаний возвращает документы на доработку. Инициатор закупок по мере устранения замечаний обязан передать доработанные документы в Подразделение закупок.

В течение 3 (трех) рабочих дней, со дня получения надлежащим образом оформленных документов, подразделение закупок разрабатывает проект приказа о проведении тендера и об утверждении тендерной документации, который полистно парафируется работником подразделения закупок (исполнителем документа), за исключением листов технической спецификации и направляет проект документа на согласование инициатору закупок, Юридическому департаменту, подразделениям планирования и учета.

Тендерная документация разрабатывается с учетом требований пунктов 36-42 Правил.



  1. Согласование проекта приказа (с прилагаемой тендерной документацией) происходит в следующей последовательности:

    • подразделение закупок;

    • инициатор закупок;

    • подразделения планирования и учета;

    • Юридический департамент;

    • иные заинтересованные структурные подразделения (работники) Банка.

  1. Инициатор закупок рассматривает проект тендерной документации на предмет полноты и достоверности отражения в ней информации о технических требованиях, предъявляемых к закупаемым товарам, работам, услугам, обоснованности применения критериев и методов оценки заявок на участие в тендере потенциальных поставщиков, отражения полного перечня документов, подтверждающих приемлемость товаров, работ, услуг для закупки. Инициатор закупок визирует лист согласования проекта приказа, а также парафирует каждый лист тендерной документации.

Подразделения планирования и учета рассматривают проект приказа и тендерной документации в рамках своей компетенции на предмет соответствия Бюджету Банка и требованиям бухгалтерского учета. Руководители данных подразделений (в их отсутствие лица их замещающее) визируют лист согласования проекта приказа и тендерной документации (за исключением технической спецификации).

Юридический департамент рассматривает проект приказа и проводит правовую экспертизу проекта тендерной документации на соответствие законодательству Республики Казахстан. Руководитель Юридического департамента (либо иное уполномоченное лицо) визирует лист согласования проекта приказа и тендерной документации (за исключением технической спецификации).

Иные заинтересованные работники и инициирующие подразделения Банка рассматривают проект приказа, тендерной документации в рамках своей компетенции и при необходимости визируют лист согласования проекта приказа.


  1. Срок рассмотрения проекта приказа и тендерной документации каждым заинтересованным структурным подразделением Банка составляет не более 3 (трех) рабочих дней.

  2. Согласованные проекты приказа и тендерной документации подразделение закупок представляет на подпись Председателю Правления Банка или уполномоченному им лицу.




  1. Извещение потенциальных поставщиков об осуществлении закупок товаров, работ, услуг способом тендера




  1. После регистрации приказа, работник подразделения закупок (исполнитель документа) подготавливает объявление о проведении тендера. Объявление о проведении закупок способом тендера должно содержать сведения, указанные в пункте 44 Правил.

  2. Подразделение закупок не менее чем за 15 (пятнадцать) календарных дней до окончательной даты представления потенциальными поставщиками заявок на участие в открытом тендере обязано:

  1. разместить текст объявления об осуществлении закупок способом открытого тендера на веб-портале государственных закупок;

  2. разместить на веб-сайте Банка текст объявления об осуществлении закупок способом открытого тендера, а также утвержденную тендерную документацию;

  3. направить составу тендерной комиссии копию тендерной документации для ознакомления.

    Тендерная документация представляется подразделением закупок потенциальным поставщикам, как на бумажном носителе, так и в электронном виде, с даты размещения объявления о проведении закупок способом открытого тендера на веб-сайте Банка и на веб-портале государственных закупок. Тендерная документация представляется бесплатно.

    Подразделение закупок обязано представить потенциальным поставщикам копию тендерной документации в день обращения о представлении копии тендерной документации.






  1. Разъяснение положений тендерной документации




  1. Банк вправе организовать встречу с потенциальными поставщиками, получившими копию тендерной документации, для разъяснения положений тендерной документации.

Дата, время и место проведения встречи указываются в тендерной документации.

На встрече с потенциальными поставщиками должны присутствовать: представители подразделения закупок (в том числе секретарь тендерной комиссии) и инициирующего подразделения, при необходимости представители иных структурных подразделений Банка по согласованию.

По итогам встречи с потенциальными поставщиками секретарь тендерной комиссии оформляет протокол, который подписывается всеми присутствующими работниками Банка не позднее 2 (двух) рабочих дней со дня его оформления и подписания обязан:

1) разместить копию протокола на веб-сайте Банка;

2) направить копию протокола встречи с потенциальными поставщиками составу тендерной комиссии.

В случае, если встреча с потенциальными поставщиками по разъяснению положений тендерной документации не состоялась по причине неявки потенциальных поставщиков или их уполномоченных представителей в назначенные тендерной документацией дату и время проведения встречи, секретарь тендерной комиссии в течение 1 (одного) рабочего дня с указанной даты направляет уведомление о таком факте всем членам тендерной комиссии посредством электронной почты.



  1. Потенциальный поставщик, получивший копию тендерной документации, вправе обратиться с письменным запросом о разъяснении положений тендерной документации в срок не позднее 7 (семи) календарных дней до истечения окончательного срока представления заявок на участие в тендере.

Подразделение закупок (на основании информации, представленной инициатором закупок) обязано не позднее 3 (трех) рабочих дней с момента поступления запроса ответить на него и без указания на то, от кого поступил запрос, направить данное разъяснение всем потенциальным поставщикам, получившим копию тендерной документации, разместить копию указанного разъяснения на официальном веб-сайте Банка.

  1. Изменения и дополнения в тендерную документацию вносятся Банком в срок не позднее 5 (пяти) календарных дней до истечения окончательного срока представления заявок на участие в тендере. При этом окончательный срок предоставления заявок на участие в тендере продлевается не менее чем на 10 (десять) календарных дней. Об изменениях и дополнениях тендерной документации и изменённом сроке представления заявок на участие в тендере подразделение закупок уведомляет всех потенциальных поставщиков, получивших тендерную документацию, в течение 2 (двух) рабочих дней со дня утверждения изменений и дополнений в тендерную документацию, путем размещения копии текста измененной тендерной документации на официальном веб-сайте Банка.






  1. Поделитесь с Вашими друзьями:
  1   2   3


База данных защищена авторским правом ©grazit.ru 2019
обратиться к администрации

войти | регистрация
    Главная страница


загрузить материал