Методические рекомендации по организации функционирования системы менеджмента качества в коммерческом банке проект 1



Скачать 482,64 Kb.
страница5/6
Дата24.10.2016
Размер482,64 Kb.
1   2   3   4   5   6

3. Внутренний аудит СМК


Объектом аудита может выступать: СМК (верхний уровень), процесс, подразделение, информационная система и др.

Модель данной процедуры приведена на Рис. 13.

При проведении внутреннего аудита СМК банка также рекомендуется использовать международный стандарт ISO 19011 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и / или систем экологического менеджмента».

Шаблоны документов, которые необходимы для проведения аудита СМК банка и аудита процессов банка, приведены в [1].




Рис. 13. Внутренний аудит СМК
Поскольку архитектура СМК состоит из 2-х уровней (см. Рис. 3 и 4), то и внутренний аудит СМК включает 2 соответствующих этапа (процедуры) плюс общий этап «Подготовка к аудиту».

  1. Подготовка к аудиту. Исполнитель: служба качества.

  2. Внутренний аудит СМК (верхнего уровня). Исполнитель: служба качества.

  3. Аудит процесса. Исполнитель: процессная команда.

Рассмотрим эти этапы более подробно.
3.1. Подготовка к аудиту

Состоит из следующих функций.



  • Разработка, согласование и утверждение программы внутренних аудитов

Выход: программа внутренних аудитов. В данном документе указывается перечень всех видов аудитов с наименованиями (на ближайший год). Для каждого аудита указывается: перечень объектов аудита, ФИО руководителя аудита, срок проведения аудита.

  • Формирование и обучение (при необходимости) группы внутренних аудиторов банка

Параллельно с разработкой программы аудитов определяется потребность в аудиторах, формируется и обучается (при необходимости) группа аудиторов, назначаются аудиторы для каждой процессной команды, назначаются аудиторы для аудита СМК верхнего уровня, утверждается главный аудитор.

  • Подготовка и издание Приказа о проведении внутренних аудитов

Вход: программа внутренних аудитов.

Выход: приказ о проведении внутренних аудитов.

Приказ утверждает программу аудитов, состав группы аудиторов и их обязанности, обязанности членов процессных команд, руководителей подразделений и сотрудников банка при проведении аудитов.


  • Подготовка учебно-методических материалов по внутреннему аудиту

Выход: учебно-методические материалы по внутреннему аудиту

  • Разработка Единого Чек-листа для аудита процесса

Выход: чек-лист для аудита процесса (единый шаблон).

Чек-лист – это таблица, которая используется аудитором для проверки выполнения установленных требований. Фрагмент чек-листа (3 столбца таблицы) для аудита процесса приведён в Табл. 1.



Чек-лист состоит из 6 столбцов.

- Номер строки

- Проверяемое требование

- Уточняющие вопросы (при необходимости)

- Способ оценки выполнения требования (изучение документации, наблюдение, опрос и др.)

- Отметка о соответствии / несоответствии

- Свидетельство аудита (запись и комментарии аудитора)

Единый чек-лист для аудита процесса необходим для того, чтобы все процессные команды и аудиторы проводили аудит процессов по одним и тем же требованиям.



  • Рассылка документации по внутреннему аудиту процессным командам

Выход: документация внутреннему аудиту для процессных команд. Включает все документы, разработанные в предыдущих процедурах.




Требование

Способ оценки

1.

Документация и модели процесса




1.1.

Полнота документации (перечень)

Изучение документации

1.2.

Актуальность документов и моделей процесса

Изучение документации, наблюдение, опрос

1.3.

Содержание моделей и документации в соответствии с требованиями ISO 9001 (если к данному процессу есть требования) – например, разработка продуктов, управление документацией, работа с претензиями, закупки и т.д.

Изучение документации

1.4.

Наличие доступа к актуальной документации с рабочих мест сотрудников

Наблюдение, опрос

1.5.

Соответствие печатных документов их электронными версиям

Изучение документации

2.

Выполнение процесса




2.1.

Выполнение процесса в соответствии с утверждёнными регламентами и стандартом

Наблюдение, опрос

2.2.

Эффективность взаимодействия процедур и процесса с другими процессами банка

Наблюдение, опрос

3.

Персонал процесса




3.1.

Знание процесса сотрудниками и квалифицированность по его выполнению

Опрос, наблюдение

3.2.

Соответствие количества сотрудников трудоёмкости процесса

Расчёт трудоёмкости процесса, опрос, наблюдение

3.3.

Знание сотрудниками основных нормативных документов СМК (Политика в области качества, Положение о СМК)

Опрос

4.

Ресурсы, инфраструктура и производственная среда процесса




4.1.

Наличие достаточных операционных ресурсов для процесса и их качество

Опрос, наблюдение

4.2.

Наличие достаточной инфраструктуры для процесса и её качество:

- программное обеспечение

- здания (офис), внутренний интерьер

- техническое оборудование офиса и телекоммуникации



Опрос, наблюдение

5.

Управление процессом




5.1.

Управление записями процесса (ведение записей) – в соответствии с ISO 9001. Перечень записей, содержание.

Изучение записей

5.2.

Оперативный мониторинг показателей

Опрос, наблюдение

5.3.

Разработка и выполнение предупреждающих действий

Опрос, изучение записей

5.4.

Разработка и выполнение корректирующих действий, улучшение процесса

Опрос, изучение записей

5.5.

Проведение аудитов и анализа процесса

Опрос, изучение записей

6.

Цели, показатели и измерение процесса




6.1.

Наличие и полнота целей и показателей процесса

Изучение документации

6.2.

Наличие эффективных средств для измерения показателей процесса

Опрос, наблюдение

6.3.

Динамика изменения значений показателей

Изучение записей

Табл. 1. Чек-лист для аудита процесса (фрагмент)
3.2. Аудит СМК (верхнего уровня)

Состоит из следующих функций.



  • Разработка Чек-листа и Плана для аудита СМК (верхнего уровня)

Выход: чек-лист и план аудита СМК (верхнего уровня)

Образец чек-листа (фрагмент) для аудита СМК (верхнего уровня) представлен в Табл. 2.

В нём перечислены общие требования к компонентам СМК (верхнего уровня). Данные требования должны быть детализированы и дополнены требованиями ISO 9001 и собственными требованиями банка.

Например, требование «1.1. Перечень (полнота) документации – соответствие требованиям ISO 9001» детализируется на требования раздела ISO 9001 «4.2. Требования к документации» ISO 9001», где указан состав необходимой документации.

«Документация системы менеджмента качества должна включать в себя:

a) документально оформленные заявления о политике и целях в области качества;

b) руководство по качеству…» [2]

На основе чек-листа разрабатывается план аудита СМК.



План аудита состоит из 5 столбцов.

- Номер строки

- Номер чек-листа, либо раздел (группа проверяемых требований) чек-листа

- ФИО аудитора

- Дата и время проверки

- ФИО и должность ответственного от членов процессов команды / исполнителей процесса

Аудитор выбирает из чек-листа требования и в плане прописывает, когда, как и с помощью кого он будет их проверять.

Например, чтобы проверить требование «1.2. Актуальность документации» аудитор назначает несколько интервью с сотрудниками банка, кто отвечает за определённые документы, и записывает это в План.


  • Проведение аудита СМК (верхнего уровня) согласно Плану и заполнение Чек-листа

Вход: чек-лист и план аудита СМК (верхнего уровня).

Выход: заполненный чек-лист аудита СМК (верхнего уровня).

Аудитор оценивает выполнение каждого требования из чек-листа с помощью выбранного способа оценки (опрашивает сотрудников банка, изучает документацию, наблюдает за деятельностью банка). Затем ставит отметку о соответствии / несоответствии и указывает свидетельства, которые это подтверждают.


  • Подготовка Отчёта по результатам внутреннего аудита СМК (верхнего уровня)

Вход: заполненный чек-лист аудита СМК (верхнего уровня).

Выход: отчёт по результатам внутреннего аудита СМК (верхнего уровня).

В отчёте по результатам внутреннего аудита СМК объединяются все заполненные чек-листы в порядке следования требований. Указывается общее количество выявленных несоответствий, выводы и заключения.


  • Разработка корректирующих и предупреждающих действий по результатам аудита

Выход: план по корректирующим и предупреждающим действиям для СМК (верхнего уровня)

  • Выполнение оперативных корректирующих и предупреждающих действий

Наиболее срочные и важные действия выполняются сразу после разработки.

Действия, требующие привлечения значительных трудовых и финансовых ресурсов, выполняются в течение следующего периода функционирования СМК.






Требование

Способ оценки

1.

Документация СМК




1.1.

Перечень (полнота) документации – соответствие требованиям ISO 9001

Изучение документации

1.2.

Актуальность документации

Изучение документации, опрос, наблюдение

1.3.

Содержание документации – соответствие требованиям ISO 9001

Изучение документации

2.

Процессы СМК




2.1.

Перечень обязательных процессов СМК – соответствие требованиям ISO 9001

Изучение документации, опрос

2.2.

Функционирование СМК (планирование и построение СМК, анализ СМК со стороны руководства) – выполнение в соответствии с ISO 9001. Ведение записей.

Изучение документации, опрос, наблюдение

3.

Организационная структура СМК




3.1.

Наличие официально назначенного представителя руководства по СМК и его полномочия.

Должностная инструкция директора по качеству, приказы.

Табл. 2. Чек-лист для внутреннего аудита СМК (верхний уровень)
3.3. Аудит процесса

Правила проведения аудита процесса схожи с правилами аудита СМК (верхнего уровня), только объектом аудита уже выступает процесс. Поэтому приведем перечень процедур и действий без дополнительных комментариев.

Чтобы аудит процесса выполнялся процессной командой методически правильно и эффективно, в неё должен входить квалифицированный аудитор от службы качества.

Итак, процессная команда при проведении аудита выполняет.



Вход: чек-лист аудита процесса (единый шаблон)

Выход: план аудита процесса.



  • Проведение аудита процесса согласно Плану и заполнение Чек-листа

Вход: план и чек-лист аудита процесса.

Выход: заполненный чек-лист аудита процесса.



  • Подготовка Отчёта по результатам аудита процесса и передача в Службу качества

Вход: заполненный чек-лист аудита процесса.

Выход: отчёт по аудиту процесса.



  • Разработка корректирующих и предупреждающих действий по результатам аудита

Выход: план по корректирующим и предупреждающим действия для процесса.

  • Выполнение оперативных корректирующих и предупреждающих действий


3.4. Получение и агрегация Отчётов по аудитам процессов от процессных команд

Отчёты по результатам всех аудитов должны собраны воедино для дальнейшей работы с ними.





Поделитесь с Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6


База данных защищена авторским правом ©grazit.ru 2017
обратиться к администрации

    Главная страница