Пояснительная записка к годовому отчету за 2014 год Организационная работа



Скачать 84,87 Kb.
Дата01.11.2016
Размер84,87 Kb.




ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к годовому отчету

за 2014 год
1.Организационная работа

В 2014 году работа архивного отдела администрации Казачинско-Ленского муниципального района осуществлялась в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», от 02.05. 2006 №  59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденными Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (далее - Правила), Законом Иркутской области от 04.04.2008 № 4-оз «Об архивном деле в Иркутской области», Уставом Казачинско-Ленского муниципального района, Положением об архивном отделе администрации Казачинско-Ленского муниципального района, утвержденным постановлением мэра Казачинско-Ленского муниципального района от 27.02.2010 № 95 и была направлена на:

- выполнение плана развития архивного дела в Казачинско-Ленском районе, обеспечение сохранности документов Архивного фонда, прием документов от ликвидированных предприятий и организаций, составление научно-справочного аппарата к ним и исполнение социально-правовых вопросов гражданам района, РФ и ближнего зарубежья.

В 2014 году изменений в структуре архивного отдела администрации Казачинско-Ленского муниципального района не было.

Продолжено изучение и внедрение «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ».

Зав. архивным отделом приняла участие в областном совещании-семинаре в феврале 2014 года.

Повышение квалификаций 2014 году не было.

Страницу архива на Интернет-сайте администрации Казачинско-Ленского муниципального района периодически пересматриваем и обновляем.

Для учащихся 10-11 классов проведена экскурсия в апреле месяце (число экскурсантов-25). К 40-летию БАМа подготовлена выставка документов, число посетителей - 132.

Годовой отчёт о работе архива за 2013 год был представлен руководителю аппарата и получил положительные отзывы. Часть отчёта использовалась в годовом отчёте Мэра.

В течение года активно проводилась работа с ведомствами, дано более 80 консультаций по технической обработке документов, составлению описей, номенклатур, исторических справок и паспортов архива. В 2014 году 6 организаций пересмотрели свои номенклатуры и инструкции по делопроизводству. В этом году большое внимание уделялось обработке документов ликвидированных предприятий. Ведётся работа по упорядочиванию документов ликвидированной организации ООО «Кунерминское» и подготовке их к передаче в архивный отдел, т.к. данное предприятие находится в стадии банкротства (внешний управляющий Жданов П.В.).

2.Обеспечение сохранности и государственного учёта документов.

В архивохранилищах систематически проводится обеспыливание документов, контролируется температурно-влажностный режим, проводятся дополнительные увлажнения и проветривания, ведётся журнал регистрации. Из контрольно-измерительных приборов имеются термометры и гигрометр-психрометр. Показания фиксируются в журнале. При существенном изменении влажности и температуры, помещения проветриваются, включаются увлажнители воздуха, на батареи вешаются влажные ткани, ставятся емкости с водой.

Помещения регулярно- 2 раза в год обрабатываются от насекомых и грызунов.

План эвакуации при пожаре разработан и утверждён 1 июля 2008 года и вывешен во всех помещениях архива.

Хранилища и рабочие комнаты полностью оснащены огнетушителями. Здание полностью оснащено охранно-пожарной сигнализацией. Хранилище документов постоянного хранения оснащено автоматической системой пожаротушения. Все кабинеты оборудованы противопожарными дверями. Предписаний отдела государственного пожарного надзора в 2014 году не было.
В соответствии с Законом Иркутской области от 17.12.2010 № 132-оз «Об областном бюджете на 2013 год» муниципальному образованию выделены субвенции за счет областного бюджета, для осуществления областных государственных полномочий по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, относящихся к областной государственной собственности в сумме 510 тыс. рублей. Все 510 тысяч рублей получены и освоены.

Выделенные на материальные затраты средства в сумме 117692,31 руб. израсходованы, согласно сметы: приобретены: Внешний жёсткий диск, блок бесперебойного питания , принтер, стремянка , архивные короба, канцелярия, Проезд в г. Иркутск- командировка и оплата гостиницы, Заправка картриджа , обновление антивирусной программы НОД-32 , Услуги связи , покупка конвертов , оплата договора по введению единиц хранения в базу данных «Архивный фонд», отнесённых к государственной собственности. Архивный отдел расположен в здании аэровокзала, ежемесячная стоимость аренды составляет 35000 руб. Из средств, направленных на осуществление государственных полномочий (0,5 ставки) оплачена аренда -29846 руб. - остальную сумму в размере 390154 руб. оплатила администрация.



-в сфере комплектования:

Завершена работа по пересмотру списка - источников комплектования, список утверждён Постановлением № 68 от 06.03.2014г.

От 24 организаций источников комплектования принято на хранение 267 дел постоянного хранения. По рекомендации архивного агентства объединены 3 описи дел постоянного хранения территориальной избирательной комиссии: дела перенуменрованы, перекартонированы, сделаны изменения в учётных данных, в реестре описей и в базе данных «Архивный фонд»

Заключено соглашение о сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства с Казачинско-Ленским районным Советом ветеранов - общественной организацией ветеранов (пенсионеров) войны, труда, Вооружённых Сил и правоохранительных органов, в лице председателя Перфильевой Любови Ивановны. Документы по выборам депутатов Законодательного Собрания Иркутской области 08.09.2013 года обработаны, составлена опись дел, дела готовы к передаче в архивный отдел.

Активно ведётся работа по обеспечению сохранности документов ликвидированных организаций: в 2014 году обработаны и приняты на хранение документы Кунерминского ЛТХ в количестве 326 дел; составлена и согласована на ЭПК архивного агентства опись документов по личному составу ООО «Кунерминское».

Пополнен фотофонд 5 фотодокументами празднования 40-летия БАМа.

Короба с особо ценными документами промаркированы, вывешены указатели, и телефоны на случай возникновения чрезвычайной ситуации.

На 01.01.2014 закартонировано управленческой документации 8070 дел - 100%, документов по личному составу 4513 – 100%, всего закартонировано 12583 ед.хранения, что составляет 100% процентов от общего количества хранящихся дел. В 2014 году закартонировано 267 дел постоянного срока хранения и 326 дел по личному составу, упакованы в коробки и наклеены ярлыки и перекартонировано 70 дел, т.к. короба пришли в неудовлетворительное состояние.

Увеличена протяжённость стеллажных полок в архивохранилище постоянного хранения на 16 п.м. (за счёт установки 8 двухсторонних стеллажных полок), что значительно изменило степень загруженности архивохранилища документов постоянного хранения с 98% до 88%. Степень загруженности -87% хранилища документов по личному составу. Средняя степень загруженности -88%.

Учетные документы архивного отдела ведутся в соответствии с Регламентом и Правилами работы архивов 2007 года.

В 2014 году активно велась работа по внесению единиц хранения в Программный комплекс «Архивный фонд» версия 4-0. Все дела в полном объёме внесены в базу данных. В 2014 году поступил новый фонд Л-50, 326 дел по личному составу ликвидированной организации.

В ноябре 2014 года куплена и установлена программа взаимодействия с отделом пенсионного фонда VipNet –клиент. В настоящее время ведётся пробное взаимодействие.


3.Формирование Архивного фонда. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве организаций.

26 марта 2014 года на базе архивного отдела администрации Казачинско-Ленского муниципального района был проведён семинар с делопроизводителями и ответственными за ведение архивов организаций. Главной темой семинара были: обеспечение сохранности документов; номенклатура дел и её внедрение в делопроизводство. Особый интерес вызвало практическое занятие и выступление непосредственно делопроизводителей-практиков. Разъяснены интересующие вопросы. В семинаре приняли 100% участие работники администраций поселений, а также ответственные за делопроизводство и архив организаций, источников комплектования. (27 человек).

На протяжении 2014 года проводились многочисленные консультации (более 80), собеседования с делопроизводителями по составлению и пере составлению номенклатур дел, по обработке документов, составлению описей по новым формам и оформлению документации со всеми организациями – источниками комплектования архива. Большое количество консультаций связано с частой заменой делопроизводителей и низкой их квалификацией. Все организации - источники комплектования имеют согласованные инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел. Согласовали номенклатуры- администрации Карама, Ключи, Новосёлова, Улькана, Финансовое управление и ТИК.

В соответствии с планом работы на 2014 год принято на хранение 267 дел постоянного хранения, и 5 ед. фотодокументов описаны и приняты на хранение.


4.Научная информация и использование документов. Создание информационно-поисковых систем.

Периодически страничка архива пополняется информацией, размещённой на Интернет-сайте администрации. За 2014 год страницу архива посетили 779 пользователей.

В 2014 году работниками архивного отдела активно использовалась программа «Учёт Обращение граждан и организаций». Все запросы с начала года внесены в данную программу. Еженедельно журнал запросов распечатывается и прошивается.

Данная программа пользуется спросом, т.к. существенно облегчила регистрацию, поиск повторных запросов, составление всех видов отчётности.

В течении 2014 года работали 5 исследователей – ученица 8 класса Казачинской СОШ Тетерина Елена по статьям о награждении медалями за строительство БАМа; библиотекари из п. Улькан по публикациям газеты «Дни молодёжи в п. Улькан»; специалист администрации Р.П. Иванова по сверке публикаций постановлений; Дытте Н.К по запросу Президента «Экономика в период строительства БАМа; Отдел культуры Скутина С.И по статистическим данным по культуре в период строительства БАМа. Им выдавались бронированные экземпляры газеты за 1975- 2010 годы; Экономические отчёты за 1974-1994 годы; статистические отчёты за 1984-2010 годы, документы по награждению. Было выдано 55 дел.

В течение 2014 года во временное пользование документы не выдавались. За 2014 год подготовлено 10 различных информаций; как для архивного агентства, так и для руководителя аппарата Мэра Казачинско-Ленского муниципального района. Поступило 1125 запросов социально правового характера, исполнены все в установленные сроки; из них по документам архива положительно – 1027, Тематических – 75. Изготовлено и выдано 555 листов копий документов.

Информация использовалась из 9053 ед. хранения.

В течение года в архив поступило 440 писем, в т.ч. из-за рубежа -44

Всем даны ответы и высланы архивные справки по месту требования. В часы приёма принято 738 посетителей.

Поступающие запросы регулярно и своевременно регистрируются в программе « Учёт обращений граждан и организаций», здесь же прикрепляются выданные архивные справки. Заявки принимаются не только в письменном виде при заполнении анкеты по установленной форме, но и по телефону, по электронной почте, от УПФ по Казачинско-Ленскому району. В 2014 году куплена и установлена программа VipNet клиент. В 2014 году поступали запросы как по электронной почте, так и по факсу. Большое количество запросов поступает через почту. Ответы также направлялись по электронной почте, факсу, а оригиналы почтовой связью.

В 2014 году архивным отделом администрации Казачинско-Ленского муниципального района проведена колосальная работа по введению единиц хранения в БД «Архивный фонд», все 12662 ед. хранения в 100% объёме введены в базу данных.

-Получены в ПК «Архивный фонд» - электронный паспорт архива, сведения об изменении в составе фондов, реестр описей.

- программа «Учёт обращений граждан и организаций», которая ежедневно применяется при работе.

5. Работа с кадрами.

С февраля 1997 года работает заведующая архивного отдела - Починчик Ольга Викторовна (образование – высшее). В 2014 году переаттестации не было.

С ноября 2001 года работает главный специалист Левицкая Анастасия Алексеевна (образование – высшее.

По штатному расписанию архивного отдела администрации Казачинско-Ленского муниципального района на 2014 год:

муниципальных служащих - 2 единицы;

обслуживающий персонал - 0,025 ставки тех. персонала, муниципальных служащих, выполняющих областные госполномочия – 0,5 ед;


Зав.архивного отдела О.В.Починчик

09.12.2014

Поделитесь с Вашими друзьями:


База данных защищена авторским правом ©grazit.ru 2017
обратиться к администрации

    Главная страница