«Высшая школа экономики» по научно-исследовательским работам I. Назначение и область применения



Скачать 184,92 Kb.
Дата20.10.2016
Размер184,92 Kb.


Приложение
УТВЕРЖДЕН

приказом НИУ ВШЭ

от 14.06.2013

№ 6.18.1-01/1406-04



Регламент

оперативного хранения, упорядочения и приема-передачи на архивное хранение документов Национального исследовательского университета

«Высшая школа экономики» по научно-исследовательским работам
I. Назначение и область применения

1.1. Настоящий Регламент (далее - Регламент) определяет условия и устанавливает порядок оперативного хранения документов по фундаментальным и прикладным научным исследованиям (далее - НИР), выполняемым Национальным исследовательским университетом «Высшая школа экономики» (далее - Университет), их упорядочения и приема-передачи на архивное хранение.

1.2. Регламент разработан в соответствии с законодательством Российской Федерации по архивному делу, организационно-распорядительными документами и локальными актами Университета.

1.3. Регламент распространяется на документы, создаваемые в ходе выполнения НИР Университета, внесенные в федеральные архивные Перечни и номенклатуры дел Университета.

1.4. Регламент не распространяется на документы по организационному обеспечению НИР, относящиеся к деятельности:

- коллегиальных органов управления работой Университета по НИР (протоколы заседаний Управляющего комитета фундаментальных исследований и документы к ним),

- административно-управленческих подразделений (приказы по утверждению тематических планов, гражданско-правовые договоры и контракты на выполнение научных и экспертных работ и отчеты по ним и т.п.).

Порядок работы с указанными документами определяется организационно-распорядительными документами и локальными актами Университета по ведению общего делопроизводства и организации архивного дела в Университете.

1.5. В Регламенте используются следующие термины и определения:

1.5.1. Подразделение – научное структурное подразделение Университета, осуществляющее реализацию конкретной НИР, или рабочая группа, сформированная на базе научного подразделения Университета (лаборатории, института или иного научного подразделения) для реализации конкретной НИР.

1.5.2. Координирующее подразделение – структурное подразделение Университета, которое в соответствии с организационно-распорядительными документами и локальными актами Университета осуществляет организационное обеспечение и координацию выполнения Подразделениями НИР, организует сбор и (в случае необходимости) экспертизу отчетов по НИР.1

1.5.3. Регистрирующее подразделение – структурное подразделение Университета, которое в соответствии с организационно-распорядительными и локальными актами Университета обеспечивает государственную регистрацию НИР.2

1.5.4. Архив – структурное подразделение Университета, которое осуществляет прием на архивное хранение документов по НИР3.

1.5.5. Оперативное хранение – временное хранение документов, образующихся в ходе выполнения НИР, которое осуществляется Подразделением и Координирующим/Регистрирующим подразделением в течение сроков, установленных организационно-распорядительными документами и локальными актами Университета и настоящим Регламентом.

1.5.6. Архивное хранение – хранение документов постоянного срока хранения по завершенным НИР. Осуществляется Архивом до минования практической надобности Университета в этих документах, но не свыше 25 лет, после чего документы передаются в государственный архив.

1.5.7. Упорядочение документов – комплекс работ по формированию архивных документов по НИР в единицы хранения4, описанию и оформлению единиц хранения в соответствии с правилами, установленными федеральными органами управления архивным делом.

1.5.8. Подлинник - документ, оформленный подлинными установленными подписями и выполненный на любом носителе, позволяющем многократное воспроизведение с него копий.

1.5.9. Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы, выполненный на любом носителе, в том числе - электронный документ, не заверенный электронной цифровой подписью.

1.5.10. Электронный документ, или документ в электронном виде – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

1.5.11. Прикладные НИР - исследования и разработки, научно-технические, консультативные и аналитические работы и услуги, выполняемые по заказу органов государственной власти, федеральных, региональных и муниципальных органов власти, организаций, по грантам государственных фондов поддержки научной, научно-технической и инновационной деятельности, контрактам и договорам с зарубежными организациями или на основе других договоров.



II. Состав документов по НИР

по видам, срокам хранения и носителям информации

2.1. Видовой состав и сроки хранения документов по НИР:

- определяются настоящим Регламентом на основании Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007г. № 1182, в редакции приказа Минкультуры Российской Федерации от 28.04.2011 № 412) (далее - Перечень), а также организационно-распорядительными документами и локальными актами Университета,

- закрепляются в номенклатурах дел структурных подразделений Университета, в деятельности которых откладываются документы по НИР.

2.2. В деятельности Университета по выполнению НИР создаются документы постоянного срока хранения. Основной видовой состав и сроки оперативного хранения этих документов приведены в таблице (Приложение № 1 к Регламенту).

2.3. Документами по НИР, создаваемыми в целях обеспечения государственной регистрации, учета, идентификации и использования документов по НИР, являются регистрационные и информационные карты (далее – РК и ИК) по НИР, которые относятся к документам постоянного срока хранения.

2.4. В соответствии с локальными актами Университета на бумажном носителе и в электронном виде представляются итоговые и промежуточные научные отчеты по НИР.

III. Оперативное хранение и упорядочение

документов по НИР

3.1. Руководитель Подразделения в соответствии с локальными актами Университета:

- осуществляет организацию подготовки и сбора документов постоянного срока хранения о реализации НИР;

- организует оперативное хранение документов постоянного срока хранения, образующихся в ходе выполнения НИР, до передачи в Координирующее / Регистрирующее подразделение.

3.2. Подразделение передает документы по НИР в зависимости от вида НИР – фундаментальная или прикладная – в соответствующее Координирующее подразделение, с соблюдением установленных сроков и условий технического задания (далее - ТЗ) или контракта (договора) на выполнение НИР.

3.3. Подразделение представляет итоговые научные отчеты по темам НИР (подлинники – на бумажном носителе в двух экземплярах, и копии – в электронном виде):

- по фундаментальным научным исследованиям – в Координирующее подразделение по фундаментальным научным исследованиям, которое после завершения НИР передает оба экземпляра подлинника и электронную копию в Регистрирующее подразделение.

- по прикладным научным исследованиям – в Координирующее подразделение по прикладным исследованиям/Регистрирующее подразделение.

3.4. Экспертные заключения, содержащие оценку статей, монографий, препринтов и других текстов, подготовленных на основе НИР, передаются экспертами в Координирующее подразделение по фундаментальным исследованиям (в электронном виде или на бумажном носителе), где хранятся в составе комплекса документов по соответствующей НИР до истечения срока временного (5 лет) хранения.

Управляющий комитет фундаментальных исследований принимает решения о продолжении или прекращении реализации проектов, используя данные экспертные заключения.

3.5. Документы по каждой НИР откладываются в Координирующем подразделении по мере их поступления, отдельными комплексами.

Документы на бумажном носителе в зависимости от их объема подшиваются в одну или несколько папок-регистраторов, с соблюдением ограничений по количеству листов в деле (не более 200-250 листов).

Документы в электронном виде объединяются в электронную папку с записью файла или нескольких файлов, составляющую единый программно-информационный объект.

3.6. Регистрирующее подразделение ведет учет принятых согласно п.3.3 Регламента отчетов по НИР.

3.7. Регистрирующее подразделение направляет один подлинный экземпляр отчета по НИР на бумажном носителе в федеральное государственное автономное научное учреждение «Центр информационных технологий и систем органов исполнительной власти - ЦИТиС».

Второй подлинный экземпляр на бумажном носителе остается в Регистрирующем подразделении на оперативном хранении, затем передается на архивное хранение по сдаточной описи (Приложение № 2 к Регламенту).

3.8. Регистрирующее подразделение формирует и ведет на специально выделенном компьютере электронную базу копий отчетов по НИР, а также организует хранилище электронных версий отчетов на выносных жестких дисках.5

IV. Прием-передача документов по НИР

на архивное хранение

4.1. Обязательной передаче на архивное хранение в Архив подлежат подлинники следующих документов по НИР, независимо от вида носителя:

- итоговые отчеты по НИР6 и научная документация, относящаяся к принимаемым на архивное хранение отчетам;

- годовые тематические планы фундаментальных исследований Университета;

- перечни прикладных научно-исследовательских работ и услуг, выполняемых Университетом в течение года.

4.2. Передачу на архивное хранение документов по НИР организует Регистрирующее подразделение после согласования сроков приема-передачи документов с Архивом, при соблюдении условия, предусмотренного п.4.10 настоящего Регламента.

4.3. Подготовку документов НИР к передаче на архивное хранение осуществляет работник Регистрирующего подразделения в соответствии со своими должностными обязанностями, а при его отсутствии – работник, ответственный за передачу дел, назначенный руководителем Регистрирующего подразделения.

В случае проведения архивной обработки и подготовки документов по НИР к архивному хранению сторонней организацией на договорной основе Регистрирующее подразделение организует передачу документов по НИР на архивную обработку при соблюдении условий п.4.14.

Методическую помощь при подготовке документов по НИР к передаче на архивную обработку и на архивное хранение оказывает Архив.

4.4. При подготовке к передаче на архивное хранение документы по НИР систематизируются; формируются и оформляются в дела (документы на бумажном носителе) или группируются в электронные папки с файлами (электронные документы); вносятся в сдаточную опись (Приложение № 2 к Регламенту).

4.5. Документы по НИР систематизируется по темам НИР, а внутри каждой темы - по логической взаимосвязи и последовательности создания видов документов.

Электронные документы по НИР дополнительно организуются по видам носителей информации (магнитные, оптические), внутри видов - по форматам представления и характеру зафиксированной информации.

Электронные документы систематизируются либо в составе информационных массивов автоматизированных, в том числе распределенных, баз данных, либо вне них - на выделенных накопителях электронной информации.

4.6. Из документов по НИР, относящихся к одной стадии, одной части темы или проекта, формируется единица хранения.

Документы на бумажном носителе, объем которых превышает 200-250 листов, составляют несколько томов одной единицы хранения.

Документы в электронном виде, относящиеся к одной теме или проекту, формируются как комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект.

4.7. Описание единицы хранения включает следующую информацию:

- название вида НИР;

- заголовок: индекс или шифр темы, наименование темы, наименование документа (документов);

- стадию (этап) разработки;

- справочные данные;

- вид носителя информации;

- указание на подлинность или копийность.

При необходимости указывается информация об условиях доступа и использования.

4.8. Документы по НИР передаются в Архив на тех носителях, на которых они разработаны (бумажных, магнитных, оптических и т. п.).

4.9. Архив принимает документы по НИР на архивное хранение в соответствии с графиком приема-передачи документов, утвержденным координирующим деятельность Управления делами руководителем.

4.10 Прием-передача на архивное хранение документов по НИР производится на основании сдаточной описи дел.

При приеме документов по НИР на архивное хранение работник Архива в присутствии представителя передающего документы подразделения проверяет наличие каждой единицы хранения, внесенной в сдаточную опись, соответствие ее содержания заголовку по описи; наличие установленных подписей и дат; правильность выполнения основных надписей и титульных листов.

4.11. Виды и комплектность (состав) отчетов о НИР, передаваемых в Архив, должны соответствовать государственным стандартам7.

Отчет о НИР (ее этапе) должен содержать: титульный лист, список исполнителей, реферат, содержание, перечень условных обозначений, символов, единиц и терминов, введение, основную часть, заключение, список использованных источников, приложения.

4.12. Подлинники документов по НИР, пришедшие в негодность или утерянные в период оперативного хранения, должны быть восстановлены передающим документы подразделением. При невозможности восстановления документов составляется акт о неисправимых повреждениях.

4.13. Прием-передачу на архивное хранение документов по НИР, отложившихся в Регистрирующем подразделении, работник передающего подразделения и работник Архива оформляют записями о приеме и передаче в конце каждого экземпляра сдаточной описи, в соответствии с предусмотренными формой описи реквизитами. Один экземпляр сдаточной описи хранится в Регистрирующем подразделении, второй – в Архиве.

4.14. При подготовке документов по НИР, находящихся в Регистрирующем подразделении, к передаче на архивную обработку, выполняемую сторонней организацией, сформированные единицы хранения на бумажном носителе подлежат только частичному оформлению: единицы хранения не переплетаются, допускается не нумеровать листы и не составлять заверительные надписи.

Единицы хранения вносятся в сдаточную опись, которая составляется по форме, предусмотренной Приложением № 2 к Регламенту, в двух экземплярах.

Прием-передача документов по НИР на архивную обработку производится после согласования с Архивом порядка и сроков передачи, на основании сдаточной описи и оформляется записями о приеме и передаче в конце каждого экземпляра сдаточной описи. Один экземпляр сдаточной описи хранится в передавшем документы подразделении, второй – поступает на хранение в Архив.

4.15. Архив несет ответственность за сохранность документов по НИР, поступивших на архивное хранение, а также обеспечивает защиту содержащейся в них информации в соответствии с порядком ограничения доступа, установленным организационно-распорядительными документами и локальными актами Университета.


V. Ответственность за обеспечение сохранности

документов по НИР, находящихся на оперативном хранении

5.1. Ответственность за сохранность документов, образующихся в Подразделениях в ходе выполнения НИР и находящихся на оперативном хранении, возлагается на руководителей Подразделений.

5.2. Ответственность за сохранность документов по НИР, поступивших от Подразделений и внешних исполнителей8, возлагается на руководителя Координирующего/Регистрирующего подразделения.

5.3. Ответственность за организацию подготовки документов по НИР к приему-передаче на архивное хранение в соответствии с требованиями настоящего Регламента возлагается на руководителя Регистрирующего подразделения.

5.4. Сохранность базы электронных версий отчетов по НИР, включая проведение мероприятий, препятствующих несанкционированному доступу к данной базе, обеспечивают структурные подразделения Университета в соответствии с организационно-распорядительными документами и локальными актами Университета.9









Приложение № 1

к Регламенту оперативного хранения, упорядочения и приема-передачи на архивное хранение документов по НИР





Видовой состав и сроки хранения документов,

образующихся в ходе выполнения научно-исследовательских работ в Университете


№№ пп




Виды документов по НИР


Сроки хранения и статьи по Перечню10

Срок оперативного хранения


Примечание



в Подразделении

в Координирующем / Регистрирующем подразделении

1

2

3

4

5

6

1

Годовые тематические планы фундаментальных научных исследований

Постоянно

ст.20


Отсутствуют

Копии - в Координирующем подразделении по фундаментальным исследованиям - до минования надобности,

в Архив не передаются.





Подлинники хранятся в Управлении делами в составе приказов по основной деятельности

2

Перечни прикладных научных исследований и услуг, выполняемых Университетом в течение года

Постоянно

ст.58



Отсутствуют

Подлинники - в Координирующем подразделении по прикладным исследованиям - до минования надобности, но не более 5 лет, затем передаются в Архив





3

Итоговые научные отчеты по фундаментальным научным исследованиям

Постоянно

ст.50, 63



Передаются в Координирующее подразделение в соответствии со сроками, установленными техническими заданиями (далее – ТЗ) контрактами или договорами,

на бумажном носителе и в электронном виде



Подлинники –

в Координирующем подразделении до передачи в Регистрирующее подразделение, где хранятся до передачи в Архив.

Копии -

до минования надобности.




Подлинники отчетов – на бумажном носителе,

копии –


в электронном виде;


4

Итоговые научные отчеты по прикладным научным исследованиям

Постоянно

ст.50


Передаются в Регистрирующее подразделение в соответствии со сроками, установленными контрактами или договорами,

на бумажном носителе и в электронном виде



Подлинники -

в Регистрирующем подразделении до передачи в Архив.

Копии -

до минования надобности




Подлинники – на бумажном носителе,

копии – на бумажном носителе и

в электронном виде


5

Промежуточные отчеты по НИР11

При отсутствии итоговых - постоянно

ст.51


Передаются

в Координирующее подразделение в соответствии со сроками, установленными ТЗ, контрактами или договорами



Хранятся в Координирующем подразделении – до минования надобности при наличии итоговых.

При отсутствии итоговых отчетов хранятся в Регистрирующем подразделении – до передачи в Архив




Поступают в Архив только при отсутствии итоговых отчетов

6

Регистрационные и информационные карты (РК и ИК) по НИР

Постоянно

ст.26

Отсутствуют


Хранятся в Регистрирующем подразделении – до минования надобности, затем передаются в Архив




7

База научных отчетов по НИР, хранилища электронных версий отчетов на выносных жестких дисках

Постоянно

ст.220


Отсутствуют

Хранятся в Регистрирующем подразделении – в Архив не передаются.










Приложение № 2

к Регламенту оперативного хранения, упорядочения и приема-передачи на архивное хранение документов по НИР




Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики»






УТВЕРЖДАЮ

__________________________

__________________________


Наименование

Координирующего/Регистрирующего подразделения






___ _________ 201__ года

СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ № ___

дел постоянного хранения по научно-исследовательским работам

за __________________годы




пп

Учетный номер ед.хр.

Номер темы

(проекта)

Заголовок ед.хр.

(наименование НИР, документа)

Стадия (этап) разработки

Автор, руководитель, ответственный исполнитель

Организация-разработчик, соисполнители

Год завершения

темы (проекта)


Кол-во листов12

Приме

чания

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10





























































В опись включено ___________________________единиц хранения с № ________ по № ____________

(прописью, цифрами)

Литерные №№ единиц хранения _________,

пропущенные №№ единиц хранения ______

Наименование должности составителя Подпись Расшифровка подписи

Дата
Наименование должности

Руководителя подразделения
Подпись Расшифровка подписи

Дата




Передал ___(цифрами и прописью) _______ ед.хр.

Наименование должности

работника структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи

Дата
Принял ___(цифрами и прописью) _______ ед.хр.

Наименование должности

работника структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи

Дата


1 На момент утверждения Регламента Центр фундаментальных исследований является Координирующим подразделением по фундаментальным научным исследованиям, Дирекция научных исследований и разработок является Координирующим подразделением по прикладным научным исследованиям.

2 На момент утверждения Регламента - Дирекция научных исследований и разработок.

3 На момент утверждения Регламента – отдел архивного документоведения Управления делами Университета.

4 Основные правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах Российской Федерации, одобренные решением коллегии Росархива от 26.03.2003, определяют единицу хранения НТД как «физически обособленный научный, научно-технический и/или технический документ либо совокупность названных документов».

5 См.: Положение о порядке проведения проверки отчетов по научно-исследовательским работам на наличие неоригинального текста (технического заимствования), заимствования и/или необоснованного самоцитирования (утверждено приказом НИУ ВШЭ от12.11.2012 № 6.18.1-06/1211-07).





6 При отсутствии итоговых отчетов по теме на архивное хранение передаются промежуточные отчеты.

7 См.: ГОСТ 7.32-811.

8 Документы от внешних исполнителей поступают в ходе выполнения ТЗ, контрактов и договоров по НИР со сторонними организациями и физическими лицами.

9 На момент утверждения Регламента - Дирекция научных исследований и разработок совместно с Дирекцией информационных технологий и Дирекцией по безопасности в соответствии с п.5 приказа НИУ ВШЭ от 12.11.2012 № 6.18.1-06/1211-07.

10 Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 г. № 1182)

11 Не являются обязательными документами при выполнении исследований.

12 При передаче на архивную обработку графа не заполняется.



Поделитесь с Вашими друзьями:


База данных защищена авторским правом ©grazit.ru 2017
обратиться к администрации

    Главная страница