Учебно-методическое пособие ставрополь, 2013



страница4/28
Дата17.10.2016
Размер5.02 Mb.
ТипУчебно-методическое пособие
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   28

рис. пирамида планирования франклина.

Матрица Эйзенхауэра



матрица эйзенхауэра


Приоритет

Цель

Мотивация

1

Я хочу

Я могу

2

Я хочу

Я могу

3

Я хочу

Я могу

4

Я хочу

Я могу

5

Я хочу

Я могу

6

Я хочу

Я могу

7

Я хочу

Я могу

8

Я хочу

Я могу

9

Я хочу

Я могу

10

Я хочу

Я могу


Изменение ограничивающих убеждений

Ограничивающее убеждение

Убеждение, вдохновляющее на развитие

1




2




3




4




5




6




7



Процедуры процесса планирования состоят из основных и вспомогательных.



Основные процедуры процесса планирования можно представить в виде последовательности шагов, которые отвечают на простые и понятные вопросы:
Рис. 24. Основные вопросы планирования




Вопросы

Что нужно сделать, чтобы ответить на вопросы

1

Зачем?

Разработка концепции и планирование целей проекта

2

Что?

Декомпозиция целей проекта, построение иерархической структуры работ (ИСР)

3

Кто?

Назначение ответственных. Построение структурной схемы организации (ССО) проекта

4

Как?

Разработка стратегии реализации проекта, построение плана по вехам

5

Подробно как?

Разработка тактики проекта, построение сетевых моделей

6

Идеально когда?

Разработка идеального календарного графика работ

7

В какой последовательности?

Планирование ресурсов, разработка реального календарного графика работ с учетом ограничений на ресурсы

8

Сколько?

Оценка затрат, разработка бюджета

9

Все учтено?

Разработка и принятие плана (расписания) проекта


Вспомогательные процедуры планирования используются при реализации больших и сложных проектов. В каждом конкретном случае менеджер проекта на основе соотношения результат/затраты должен оценить целесообразность применения той или иной вспомогательной процедуры, имеющейся в арсенале проектных технологий.

На рис. 25 пошагово представлены процедуры процесса планирования.





Рис. 25. Шаги процесса планирования



Раскроем содержание каждого из 9 шагов планирования.



Проблема — это неудовлетворительное состояние системы (например, организации, общества), которое не позволяет ей справиться с возникающим затруднением. Понимание проблемы в ходе разработки проекта возникает из соотнесения видения стратегических ориентиров, из анализа имеющихся затруднений и понимания того, какая именно система (организация в целом, или какая либо из ее подсистем) ответственна за решение поставленных задач.

Правильная постановка цели призвана изменить неудовлетворительное функционирование организации и обеспечить ее соответствие внешним вызовам.

Для того чтобы создать точную модель концептуальной разработки проекта, руководитель проекта и члены его команды должны собрать следующую разнообразную информацию:



  • Формулировка проблемы или потребности. Управление замыслом проекта начинается с формулировки цели: для чего предназначен проект, почему возникла необходимость в поиске решения посредством этого проекта, в чем состоит суть проблемы.

  • Сбор информации. На этом этапе осуществляется сбор данных об условиях осуществления проекта и его целях. Нельзя рассчитывать на эффективное начало работы над проектом в том случае, если его руководитель не имеет ясного представления о текущем состоянии дел.



Рис. 26. Этапы информационного поиска на этапе планирования


  • Ограничения. Помимо формулировки цели руководитель проекта должен заниматься выяснением ограничений, способных повлиять на его возможности достижения желаемых результатов. Временные и бюджетные ограничения, требования клиентов могут серьезно влиять на реализацию проекта.

  • Анализ альтернатив. Обычно для каждой проблемы существует несколько альтернативных методов решения. При управлении проектами анализ альтернатив подразумевает прежде всего достижение ясного понимания природы проблемы и уже затем разработку различных вариантов ее решения. Эти решения помимо предоставления всем их разработчикам ясного понимания особенностей проекта, предлагают также возможные подходы к реализации проекта.

  • Цели проекта. Концептуальная разработка должна завершаться разработкой конечных целей проекта с точки зрения его результатов, требуемых ресурсов и сроков работ.

Если предыдущие этапы были выполнены надлежащим образом, то формулировка целей проекта станет логическим следствием проведенного анализа. Начинающие руководители проектов должны заботиться о том, чтобы не ограничивать информационный поиск в ходе проведения анализа альтернатив. Если поиск информации был проведен в необходимом объеме, то конечные цели проекта должны стать очевидными.
Техники диагностики и формулировки проблем

Постановка проблемы является связующим процессом, позволяющим осуществлять изменения и развитие.

Правильная постановка целей зависит от своевременности и правильности определения решаемой проблемы и выяснения причин, лежащих в ее основе. Само по себе осознание наличия проблемной ситуации является важнейшим этапом проектирования, его исходной точкой.

Определение проблемы основывается на понимании ее природы. Исходной точкой — является проблемная ситуация, понимаемая как видимое проявление несоответствия получаемых или ожидаемых результатов реальным или прогнозируемым. Для описания проблемной ситуации необходимо уточнить или выявить:



  • рамки деятельности организации и цели, которые она преследует;

  • возникшее затруднение;

  • систему ответственную за его преодоление;

  • а также определить, в чем конкретно выражается неспособность системы справиться с затруднением.

После завершения описания проблемной ситуации и ее осмысления для диагностики проблемы необходимо пройти следующие шаги:
Рис. 27. Шаги описания проблемной ситуации.


  • структурирование проблемного поля — выявление и ранжирование всех проблем, воздействующих на рассматриваемую ситуацию;

  • определение связей между проблемами;

  • выявление корневой проблемы (влияющей на другие проблемы) и результирующих проблем (тех, которые будут автоматически решены в результате решения главной проблемы).

Определение возникающего затруднения — первый шаг на пути решения проблемы. Иногда на появление проблем указывают симптомы (индикаторы) — отклонение реальных оценок показателей эффективности организации от желаемых или потенциально возможных значений.

Определение симптомов позволяет установить наличие проблемы, но не отвечает на вопрос о причинах ее возникновения. Дело в том, что любой симптом может быть обусловлен многими факторами, влияющими на эффективность организации.

Например, объем продаж фирмы может уменьшиться вследствие изменения потребительского спроса или снижения качества товаров, которое, в свою очередь, зависит от квалификации рабочих, организации их труда, качества и технологий обработки используемых материалов.

Поэтому после определения симптомов следует избегать импульсивных решений и поспешных действий для немедленного устранения проблемы.

Поэтому необходима вторая фаза — диагноз проблемы, т.е. установление причин ее возникновения. Поскольку в общем случае проблема понимается как снижение эффективности организации, то ее причину следует искать среди факторов, которые влияют на эффективность операций в этой организации. Существуют три группы таких факторов: качество ресурсов, способы и условия их применения. Сбор полезной и достоверной информации о значениях этих факторов и составляет сущность процесса диагноза проблемы. Эта информация требуется для того, чтобы установить конкретный перечень факторов, послуживших причиной появления проблемы, и выделить среди них управляемые факторы, из которых будет формироваться множество альтернатив для принятия решения. Таким образом, конечная цель диагноза — выявить управляемые факторы, на которые должен повлиять руководитель, чтобы решить проблему.

Анализ проблемного поля, структурирование проблем позволяют выявить все связи, оказывающие влияние на ситуацию и определить степень их влияния.

При необходимости исследования сложных проблемных ситуаций с участием большого количества операторов используются специальные методы, например метод критического инцидента, метод контрольного листка и др.

На основании проведенного анализа упрощается задача формулирования целей предстоящих изменений, которая сводится к поиску ресурса, необходимого для решения проблемы.

Как правило, в конечном итоге причины проблем заключаются в человеческом факторе и выражаются в трех составляющих:

- отсутствием необходимых знаний

- отсутствием необходимых навыков

- отсутствием мотивации к осуществлению данной деятельности.



Постановка цели - цель должна формулироваться так, чтобы ее достижение полностью решало возникшую проблему. Однако достижение этой общей цели может потребовать принятия многих решений.

Результат 1-го шага «Планирование целей»: документ, содержащий в своей основе формулировку целей, которые менеджер проекта должен согласовать с заказчиком и основными потребителями результатов проекта



ЗАДАНИЕ 7.2.

Проанализируйте сюжет и сформулируйте:

  1. Обоснование инициации проекта (потребности, из-за которых проект образовался).

  2. Основную цель и продукт проекта, основные характеристики продукта.

  3. Желаемые результаты проекта.

  4. Критерии успеха проекта.

Руководством компании N было принято решение о выпуске корпоративного фильма.

Корпоративный фильм призван улучшить имидж компании. Имидж компании — один из самых серьезных моментов в бизнесе. Под имиджем следует понимать формирование и поддержание устойчивого положительного впечатления, каким его видят общественность, клиенты, партнеры, сотрудники компании. Видеофильм должен стать лицом, представляющим компанию, составляя у потенциального клиента впечатление о ней.

Корпоративный видеофильм должен быть направлен не только на внешнюю среду, но и на коллектив своих сотрудников, с целью формирования благоприятных корпоративных отношений, неформальной атмосферы, способствующих дружной работе.

Вы — профессиональный менеджер проекта — приглашены возглавить этот проект.

На реализацию этого проекта Вам будет предоставлено 2 месяца. Пожелание руководства компании — реализовать проект в кратчайшие сроки.












Основной смысл построения иерархической структуры работ — анализ всего состава работ по проекту. Анализ производится исходя из внутренней логики работ. Отправной точкой анализа является запланированное в проекте изменение, сформулированное в виде цели и пакет ее составляющих, сформулированных в виде задач.

Чтобы ничего не потерять из виду, стоит с самого начала проекта уделять как можно больше внимания списку работ, которые предстоит сделать. Но в линейных, одноуровневых списках легко запутаться и потеряться.

Здесь как раз нам и приходит на помощь иерархическая структура работ по проекту, она же ИСР.

Технология построения ИСР предусматривает, прежде всего, разбиение проектных работ на более мелкие и более управляемые элементы — пакеты работ.



Создание ИСР подчиняется всего нескольким правилам:

  • Она создается усилиями команды.

  • Первый уровень завершается до того момента, как проект разбивается далее.

  • Каждый уровень ИСР является меньшим фрагментом предыдущего уровня.

  • Весь проект в целом включен в каждый самый высокий уровень. Однако некоторые уровни будут разбиваться более подробно, чем другие.

  • Работа направлена на продукцию, поставляемую в рамках проекта.

  • Работа, не включенная в ИСР, не является частью проекта.

  • ИСР можно использовать как образец для других проектов.

Обычно ИСР разбивается до уровня пакетов (видов) работ, в которых продолжительность работ составляет до 80 часов. ИСР составляется в виде дерева работ, в корне которого цели проекта.
ЗАДАНИЕ 7.3.

Проведите структурную декомпозицию работ по сценарию из задания 2.7. Постройте иерархическую структуру работ в проекте по принципу этапов жизненного цикла

Руководством компании N было принято решение о выпуске корпоративного фильма.

Корпоративный фильм должен укреплять имидж компании.

Имидж компании — один из самых серьезных моментов в бизнесе. Под имиджем следует понимать формирование и поддержание устойчивого положительного впечатления, каким его видят общественность, клиенты, партнеры, сотрудники компании.

Видеофильм должен стать лицом, представляющим компанию, составляя у потенциального клиента впечатление о ней.

Корпоративный видеофильм должен быть направлен не только на внешнюю среду, но и на коллектив своих сотрудников, с целью формирования благоприятных корпоративных отношений, неформальной атмосферы, способствующих дружной работе.

Вы — профессиональный менеджер проекта — приглашены возглавить этот проект.

На реализацию этого проекта Вам будет предоставлено 2 месяца. Пожелание руководства компании — реализовать проект в кратчайшие сроки.

Первое, что Вам нужно сделать, это составить подробный оптимальный план проекта и представить руководству общую стоимость проекта.

Одним из условий съемки фильма является согласование видео на различных этапах его производства с отделом секретности, поскольку производственный процесс носит секретный характер.

По предварительно разработанному плану, предполагается осуществлять съемку, как на территории предприятия, так и на природе — во время проведения праздничных корпоративных мероприятий.

По окончании производства фильма решено провести его презентацию с приглашением высшего руководства компании.

Для достижения целей проекта необходима реализация 10 задач:

Написание сценария. Первый этап работ — длительность — 7рабочих дней.

Съемка интервью с одним из руководителей предприятия. Этот этап может быть начат только после окончания первого этапа. Его продолжительность 4 дня.

Подбор актеров. Этот этап может начаться только после написания сценария. Продолжительность этапа 12 дней.

Согласование с отделом секретности — выполняется после написания сценария. Продолжительность этапа — 5 дней.

Съемка корпоративного праздника на природе. В любой момент после подбора актеров можно приступить к съемкам праздника. На это потребуется 3 дня.

Съемка в цехах. После завершения проверки отделом секретности можно приступать к съемкам в производственных цехах предприятия. Это займет 7 дней.

Монтаж отснятого материала. После проведения съемки интервью

и корпоративного праздника, а также после съемки в цехах можно приступать к монтажу полученного видеоматериала в единый фильм. Монтаж предполагается осуществить в течение 5 дней.

Озвучение отснятого материала. Может быть осуществлено сразу же после завершения монтажа. Продолжительность этапа — 4 дня.

Проверка отделом секретности. Отдел секретности осуществляет контроль готового фильма непосредственно после монтажа. На это потребуется 3 дня.

10.Презентация фильма руководству компании N. Это мероприятие является завершающим, к его началу все остальные работы должны быть завершены. Презентация будет проходить в течение одного дня.

При распределении ответственности за работы проекта используют сложную матрицу распределения ответственности, которая приведена на рис.32. В данной матрице символом «О» обозначают ответственного за работу, а символом «И»— исполнителя работы.



Рис. 32. Сложная матрица ответственности

При построении сложной матрицы распределения ответственности необходимо соблюдать основное правило — за каждую работу должен быть назначен один ответственный. Использование сложной матрицы позволяет оптимизировать расходы на персонал проекта.





После построения иерархической структуры работ и структурной схемы организации проекта появляется возможность проставить и согласовать с заказчиком основные этапы проекта (вехи).



Каталог: download -> version
version -> История Неклиновского района Территориальные преобразования района
version -> Назначение, структуры, функции, интерфейсы и принципы работы узлов коммутации
version -> Рабочая программа разработана в связи с уменьшением объема часов на географию в учебном плане школы
version -> Срок проведения: 9-13 января 2015 года Место проведения
version -> Синяя летопись
version -> Уровень финансовой грамотности студентов
version -> Куча интересных фактов по географии Королевство Тонга единственная монархия в Океании
version -> Начальник мо мвд россии Директор


Поделитесь с Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   28


База данных защищена авторским правом ©grazit.ru 2019
обратиться к администрации

войти | регистрация
    Главная страница


загрузить материал