Ю. В. Пивоваров, 2007 Организация документационного обеспечения управления в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору



Скачать 363.91 Kb.
Дата20.05.2018
Размер363.91 Kb.
УДК 651.4/7.002.5

© Ю.В. Пивоваров, 2007
Организация документационного обеспечения управления в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору
Ю.В. Пивоваров,

начальник Управления делами Ростехнадзора

В условиях стремительно нарастающего информационного потока эффективная деятельность государственного учреждения невозможна без четко налаженных процедур документационного обеспечения управления. Весь процесс управления пронизан информацией, которая является основой принятия управленческих решений, и построен на работе с документами, в которых эта информация фиксируется. Именно поэтому документационное обеспечение управления в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору (далее - Ростехнадзор) рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления.
Принципы регулирования документационного обеспечения управления в Ростехнадзоре
В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" делопроизводство, или документационное обеспечение управления, - это область деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Работа с официальными документами состоит из множества этапов, среди которых:

- прием и экспедиционная обработка входящей корреспонденции;

- составление, оформление, согласование и утверждение проектов внутренних и исходящих документов;

- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

- вынесение руководством резолюций на документы, постановка исполнения документов на контроль с учетом вынесенных резолюций;

- исполнение документов и контроль за исполнением;

- списание исполненных документов в дела;

- архивная обработка и архивное хранение документов.

Принципы работы с документами на всех этих этапах должны быть четко сформулированы и закреплены в нормативных актах.

Документационное обеспечение управления в центральном аппарате Ростехнадзора строго регламентируется рядом нормативных документов, среди которых Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. N 536, зарегистрированным Министерством юстиции Российской Федерации 27 января 2006 г.; Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30; Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452. Кроме данных документов правила делопроизводства в центральном аппарате Ростехнадзора определяются внутренним нормативным актом - Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору, утвержденной приказом Ростехнадзора от 23 октября 2006 г. N 928.

Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях центрального аппарата Ростехнадзора осуществляются одним из подразделений - Управлением делами. Консультирование сотрудников Ростехнадзора по вопросам работы в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДД) "Дело" осуществляет консалтинговая группа "Термика".
Предпосылки автоматизации делопроизводственных процессов
Способы организации системы документационного обеспечения управления во многом определяются объемом документооборота. Согласно ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" документооборот - это движение документов в Ростехнадзоре с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в Ростехнадзор и созданных им за определенный период.

Специфика крупных учреждений, подобных Ростехнадзору, состоит в том, что в них ежедневно обрабатывается большое количество самых разнообразных документов. Например, объем документооборота в центральном аппарате Ростехнадзора в 2006 г. - более 100 тыс. документов, а за 5 мес 2007 г. - более 40 тыс.

Поступающие в центральный аппарат Ростехнадзора документы подразделяются на следующие основные группы:

- федеральные законы Российской Федерации;

- распоряжения Президента Российской Федерации;

- постановления Правительства Российской Федерации;

- распоряжения Правительства Российской Федерации;

- поручения Правительства Российской Федерации;

- нормативные акты Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

- документы министерств, ведомств, других организаций;

- жалобы и обращения граждан.

К внутренним документам центрального аппарата Ростехнадзора относятся:

- постановления Ростехнадзора;

- постановления коллегии Ростехнадзора;

- приказы Ростехнадзора;

- распоряжения Ростехнадзора;

- поручения руководителя Ростехнадзора.

Это далеко не полный список, однако он дает представление о характере документов, с которыми осуществляется работа в центральном аппарате Ростехнадзора.

Очевидно, что при таком объеме документооборота, а также с учетом того, что исполнителями документов являются более 300 сотрудников Ростехнадзора, использование традиционных технологий работы с документами малоэффективно. Именно поэтому в 2001 г. в рамках реализации проекта по созданию государственной автоматизированной информационно-управляющей системы регулирования промышленной безопасности (АИС ПБ) в Федеральном горном и промышленном надзоре России (Госгортехнадзор России) и ряде территориальных органов Госгортехнадзора России была внедрена система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело", разработанная компанией "Электронные офисные системы". На основании указов Президента Российской Федерации от 9 марта 2004 г. N 314 "О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти" и от 20 мая 2004 г. N 649 "Вопросы структуры федеральных органов исполнительной власти" Федеральная служба по технологическому надзору и Федеральная служба по атомному надзору были преобразованы в Федеральную службу по экологическому, технологическому и атомному надзору.

Преимуществ использования системы автоматизации делопроизводства перед традиционными технологиями множество. Среди основных можно выделить следующие:

- более быстрое движение документов в организации, что позволяет повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей, а также качество принимаемых решений;

- автоматическую рассылку заинтересованным лицам необходимого числа электронных копий документов;

- гораздо более эффективный контроль за исполнением документов и как результат - повышение исполнительской дисциплины;

- быстрый и результативный многокритериальный поиск документов;

- автоматическое составление сводок, отчетов, справок, реестров передачи документов внутри организации и внешней отправки.

Использование САДД позволило вывести в центральном аппарате Ростехнадзора работу с официальными документами на качественно новый уровень: сократить количество изготовляемых бумажных копий документов, ускорить доведение необходимой информации до исполнителей. Все действия пользователей в САДД протоколируются, поэтому сохраняется вся история работы с документом. Система обеспечивает конфиденциальность информации за счет возможности ограничения доступа пользователей к определенным документам и делопроизводственным процессам.



Внедрение осуществлялось постепенно, в несколько этапов. Работы по внедрению САДД и обучению персонала проводились консалтинговой группой "Термика". В настоящее время систему в своей ежедневной работе используют более 70 сотрудников центрального аппарата Ростехнадзора: отдел документооборота и архива Управления делами, секретариаты руководства Ростехнадзора и управлений, ответственные за ведение делопроизводства.
Организация делопроизводства с использованием системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота
Перечень работ, которые выполняются с конкретным документом в центральном аппарате Ростехнадзора, зависит от его вида. В нижеприведенной схеме прохождения документов, адресованных руководителю Ростехнадзора, с использованием САДД "Дело" (см. таблицу) показан один из вариантов, который применяется для документов, адресованных руководителю Ростехнадзора.

В общем случае работа с официальными документами в САДД осуществляется следующим образом.

Все документы, поступающие в центральный аппарат Ростехнадзора или созданные в его подразделениях, - внутренние и отправляемые в сторонние организации, регистрируются в САДД. Процесс регистрации состоит в создании в САДД регистрационной карточки (далее - РК) документа с автоматическим присвоением ему уникального идентификатора - регистрационного номера. В РК документ подробно описывается путем заполнения обязательных реквизитов регистрации, состав которых зависит от характера регистрируемого документа и задач дальнейшего использования информации. Если к регистрируемому документу прилагается его текст в электронной форме, то он прикрепляется к РК в виде электронного файла. Это позволяет работать с системой не только делопроизводителям, но и сотрудникам, выполняющим содержательную работу по исполнению документа.

После вынесения руководителем резолюции ее текст, список исполнителей, сроки исполнения вносятся в соответствующую РК. При необходимости исполнение резолюции может быть поставлено на контроль. После ввода резолюции РК автоматически пересылается исполнителю в соответствии с реквизитами резолюции.

Контроль за исполнением резолюции - один из важнейших делопроизводственных процессов. Это совокупность действий, цель которых - содействие своевременному и качественному исполнению резолюций, а также обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и конкретных сотрудников. Для документов, по которым вынесены контрольные резолюции, автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения.

Система позволяет формировать напоминания исполнителям и сводки об исполнении контрольных документов.

В настоящее время работа в САДД в подразделениях центрального аппарата Ростехнадзора ведется работниками, ответственными за ведение делопроизводства в подразделении. Именно они доводят до сведения исполнителей список данных им поручений и вводят в систему отчеты об исполнении. Отчет об исполнении резолюций руководства и снятии резолюции с контроля происходит в электронном режиме.

В 2006 г. в центральном аппарате Ростехнадзора внедрена система поточного сканирования, позволяющая получать электронные файлы, содержащие графические образы документов. Далее, при необходимости, такие документы могут либо оставаться в виде графических изображений, полностью идентичных бумажному оригиналу, со всеми резолюциями, пометками, комментариями руководителей, либо пройти процедуру распознавания образов и преобразования их в файлы текстового процессора Microsoft Word. Подготовленные файлы в автоматическом режиме прикрепляются к соответствующим РК документов.

Такой подход позволяет исполнителям получать необходимую информацию, не дожидаясь, когда будет доставлена бумажная копия документа, на что в условиях территориального распределения организации может затрачиваться значительное время.

На последнем этапе РК исполненных документов в САДД "списываются вдела" в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, для чего в них проставляется соответствующая отметка.
Интеграция системы автоматизации делопроизводства с электронной базой данных
В 2001 г. была разработана интеграция САДД "Дело" с работающей под управлением программного комплекса "Кодекс-Сервер" полнотекстовой базой данных, содержащей организационно-распорядительные документы, принятые в 2001-2004 гг. Ростехнадзором и его предшественниками.

Механизм работы интеграции заключается в следующем: работая с электронной базой данных (БД), пользователь может в любой момент вызвать интерфейс привязки текущего документа к РК, находящейся в САДД. Если к РК в САДД "Дело" привязан электронный документ, то щелчком левой кнопки "мыши" текст этого документа будет загружен с сервера "Кодекс-Сервер" и отображен в окне стандартного интернет-навигатора.


В 2007 г. работа по ведению полнотекстовой БД распорядительных документов Ростехнадзора будет продолжена с участием НТЦ "Промышленная безопасность". Предполагается восстановление базы распорядительных документов, принятых в 2005-2007 гг., создание специального информационного ресурса в защищенном разделе Интернет-сайта и подключение к этому ресурсу в режиме онлайн всех территориальных органов и подведомственных организаций Ростехнадзора.

С одной стороны, интеграция полнотекстовой БД с САДД "Дело" позволяет использовать ее в процедуре делопроизводства в качестве официального источника информации, а с другой - за счет централизованного размещения документа на общем информационном ресурсе исключается потенциально ненадежный этап передачи текста распорядительного документа каждому получателю по электронной почте.

Кроме того, предусматривается создание специальной программы анализа протокола работы пользователей с БД. Это позволит уполномоченному сотруднику Управления делами получить оперативную информацию о том, кто из руководителей подразделений Ростехнадзора на текущий момент ознакомился с текстом распорядительного документа.

Все это уже в 2007 г. позволит значительно повысить оперативность ознакомления и приема к исполнению руководителями и специалистами подразделений Ростехнадзора новых распорядительных документов и создать основу для дальнейшей автоматизации документооборота в Ростехнадзоре.

Внедрение данной интеграции позволило частично сократить объем документооборота, а также снизить материальные и временные затраты на копирование и сканирование бумажных документов.
Автоматизация работы архива
Значительная часть документов Ростехнадзора подлежит постоянному или долговременному (свыше 10 лет) хранению. В настоящее время в архиве центрального аппарата Ростехнадзора находится большое количество самых разнообразных материалов.

Для упорядочения работы с архивными документами в конце 2006 г. в центральном аппарате были начаты работы по внедрению системы "Архивное дело", предназначенной для автоматизированной подготовки номенклатуры дел, автоматизации процессов формирования и оформления дел в структурных подразделениях и архиве центрального аппарата, ведения и учета архивных дел и документов.

Использование данной системы позволяет:

- осуществлять прием исполненных документов из САДД "Дело";

- вносить информацию о делах (единицах архивного хранения) и документах, находящихся на хранении в архиве, не попавших в САДД "Дело";

- проводить необходимую работу по формированию (расчет количества листов, разбивка дел на тома) и оформлению дел;

- отслеживать перемещения дел и документов: формировать карты-заместители надела и документы, оперативно контролировать сроки возврата;

- проводить экспертизу ценности документов, включая отбор документов на государственное хранение, контроль сроков их хранения; выделение дел к уничтожению (с автоматическим составлением всех необходимых документов);

- формировать отчетные формы, содержащиеся в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.;

- проводить многокритериальный поиск по реквизитам дел и документов, а также контекстный в прикрепленных к карточкам документов файлах.


Дальнейшее развитие системы документационного обеспечения управления в Ростехнадзоре
Первый шаг на пути перехода центрального аппарата Ростехнадзора к электронному документообороту уже сделан. В целях дальнейшего повышения эффективности деятельности планируется продолжать работу в данном направлении.

Ежедневно в подразделениях центрального аппарата Ростехнадзора ведется подготовка большого количества исходящих и внутренних документов. Почти все из них должны пройти процедуру согласования и утверждения руководителями различных уровней. С помощью САДД "Дело" можно значительно сократить время, затрачиваемое на подготовку документов, и повысить эффективность работы должностных лиц.

Весь процесс согласования или утверждения созданного в Ростехнадзоре проекта документа может проходить в электронном виде. Подготовленный исполнителем и зарегистрированный в САДД проект автоматически пересылается по заданному последовательному или параллельному маршруту между заранее определенными согласующими или утверждающими должностными лицами. В процессе пересылки проекта документа автоматически учитывается характер вынесенных виз, а также контролируются установленные сроки рассмотрения. Согласующие и утверждающие лица могут заверить рассматриваемый проект средствами электронной цифровой подписи. Это позволяет утвердить правомочность создаваемых электронных документов.

Еще один способ, который позволит не только значительно сократить время, затрачиваемое на обработку документов, но и повысить оперативность и эффективность деятельности Ростехнадзора в целом, - создание единого защищенного информационного пространства, в которое были бы включены центральный аппарат Ростехнадзора, его территориальные органы и находящиеся в его ведении организации.

Объединение в единую сеть с помощью современных систем связи позволит организовать оперативный обмен информационными потоками, в том числе и официальными документами, зарегистрированными в САДД. Обмен документами может быть организован с использованием систем электронной почты через внутренние защищенные каналы связи (интранет-сеть). Переданные таким образом документы регистрируются в автоматизированном режиме, в результате чего исключаются ошибки, возможные при ручном вводе информации в систему, и сокращаются временные затраты на регистрацию входящих документов. Для обеспечения необходимой конфиденциальности информации пересылаемый с помощью систем электронной почты документ может быть защищен средствами электронной цифровой подписи.

Очевидно, что несмотря на ряд трудностей, с которыми пришлось столкнуться при внедрении системы автоматизации делопроизводства в центральном аппарате Ростехнадзора, применение современных технологий документационного обеспечения управления позволило создать максимально удобные условия для использования документов в текущей деятельности, упорядочить и ускорить обмен информацией.




Источник: журнал  «Безопасность труда в промышленности» № 6 за 2007 г.


Поделитесь с Вашими друзьями:


База данных защищена авторским правом ©grazit.ru 2019
обратиться к администрации

войти | регистрация
    Главная страница


загрузить материал